1. 如何做好實物檔案管理
摘要：各單位隨著對實物檔案價值的認識不斷深入，對實物檔案的重視程度越來越高，各專業人士對實物檔案的管理認知也越來越科學規范。本文主要從四個方面闡述了如何做好實物檔案的管理。關鍵詞：實物檔案 管理實物檔案是指單位或個人在各項活動中形成的，對國家和社會有保存價值的以物質實體為載體的歷史記錄，是寶貴的文化遺產。（剩餘2409字）
2. 實物地質資料館藏工作內容與基本要求
於瑞洋 張業成 等
(國土資源部實物地質資料中心，北京 101149)
摘要 總結了實物地質資料館藏工作內容，並按工作流程對實物地質資料篩選→收集(接收)→驗收→整理→圖像採集與相關資料數字化→建檔→庫藏保管→開發利用、綜合研究、合作交流及社會服務提出了基本要求。
關鍵詞 實物地質資料；館藏工作；內容；要求
實物地質資料館藏工作需要不斷研究才能使其科學化、規范化，作為國家實物地質資料館，我們在此方面進行了一系列探索和研究，現總結如下。
一、實物地質資料館藏工作內容與流程
根據實物地質資料(以下簡稱實物資料)館藏機構職能和工作任務，可將其工作內容和基本流程概括為：實物資料篩選→收集(接收)→驗收→整理→圖像採集與相關資料數字化→建檔→庫藏保管→開發利用、綜合研究、合作交流及社會服務(圖1)。
二、實物地質資料館藏工作基本要求
1.實物資料篩選
實物資料篩選是從大量實物資料中根據一定條件挑選符合館藏要求的實物資料的工作。
實物資料篩選應遵從適度原則：一方面要保證具有重要價值的實物資料被收藏保管；另一方面根據庫藏容量和保管能力，制定篩選依據或篩選條件，防止館藏實物資料過多過濫。
圖1 實物地質資料館藏管理工作內容與流程圖
實物資料應分層次進行篩選，即在全面掌握地質工作進展和實物資料產生、保管狀況的基礎上，首先根據項目意義和工作地區進行項目篩選：把那些意義重大、成果顯著、已經或可能取得突破進展的項目以及那些在空白區域或條件十分艱難地區、難以重復進行工作地區的項目作為重點選擇對象；然後在這些項目中，把那些最完整、最具代表性、典型性或特殊性的剖面、鑽孔、取樣點獲取的實物資料作為篩選目標；在確定篩選目標後，再根據實物保存完好程度、相關資料充分程度等具體情況，決定是否作為匯交或收集對象。
2.實物資料接收或收集
接收是實物資料館藏機構接管匯交來的實物資料的工作。
匯交和接收是館藏實物資料的主要來源。按照《地質資料管理條例》的規定，凡是在中華人民共和國領域及管轄的其他海域從事地質調查、地質科研和礦產開發等工作產生的符合館藏條件的實物資料均應按照規定匯交給實物資料館藏機構。實物資料匯交人在工作項目完成後，首先向實物資料管理機構提交工作項目實物資料清單，詳細列出實物類型、數量及產出條件、保管情況，經實物資料館藏機構篩選認證後，列出實物資料匯交目錄，經實物資料管理機構批准，通知匯交人進行現場整理，匯交給實物資料館藏機構。
對於需要館藏而又無法匯交的實物資料，由實物資料館藏機構通過徵收、交換以及實地採集等途徑收集。
在接收或收集實物的同時，應接收或收集相關的原始地質資料和成果地質資料。這些相關資料通常包括：取樣記錄、實物標簽、野外記錄、素描圖、柱狀圖、剖面圖、平面圖、實驗測試數據、工作報告或論文等。這些相關資料應能充分說明實物資料類型、性狀，記載實物資料產生情況與背景條件，反映實物資料保管利用價值。
接收或收集實物資料過程中，可根據需要，對岩(礦)心、樣品等進行縮減。對縮減的實物資料，應作詳細記錄，必要時應照相、制圖，記述縮減情況，並歸入實物資料檔案。
岩(礦)心、標本、樣品、光片、薄片以及報告、圖件、照片、光碟、磁帶等不同形式、不同介質的實物資料應採用不同的裝具，各種裝具都應使用優良材質，製作牢固；對於特殊性狀的實物資料，應使用專門裝具，保證安全可靠。
實物資料包裝應由專人負責。包裝時應將實物按次序排放牢固，各種標記齊全、清晰，避免損壞、混亂。對於具有放射性以及特別松軟，或易風化、易揮發、易潮解等特殊性狀的實物資料，應採用專門材料和措施進行密封處理，防止實物資料損壞以及實物性狀改變，同時還應避免實物的有害成分對人身健康和環境造成不良影響。
實物資料運輸應由專人負責，根據實物性狀和交通條件，採用適宜的運輸工具和方式運送實物資料，防止實物資料丟失、損壞以及對人身健康和環境造成不良影響。
完成實物資料收集後，應編寫工作報告，其主要內容包括：實物資料類型、數量、產生時間、產生地點、產生的工作項目、產生的地質條件、保管及收集情況等。
3.實物資料驗收
實物資料驗收是對匯交或收集准備入庫的實物資料進行查驗接收。目的是確保接收的實物資料符合館藏要求，並便於實物資料利用服務。
實物資料驗收工作內容包括：查驗接收岩(礦)心、標本、樣品、光片(薄片)等實物及相關資料，核實實物資料類型、數量及相關資料是否齊備，簽署實物資料驗收意見。
實物資料驗收的基本要求是：真實；產出流轉情況清楚；實物完整，標記清楚；相關資料充分。
實物資料館藏機構負責實物資料驗收。對驗收合格的實物資料，館藏機構應出具驗收憑證，對於不合格的實物資料可暫緩驗收或不予驗收，並出具書面說明或補充修改通知。
4.實物資料整理
實物資料整理是對驗收合格，即將入庫的實物和相關文本資料、圖形圖像資料、電子文檔等相關資料進行的清潔、整飾、修復、編號、排序、包裝(裝箱、裝盒、裝袋、裝瓶、裝櫃)、標識等工作。目的是為實物資料館藏、掃描、建檔、利用等提供基礎。
整理工作內容主要包括：對有污跡或含有外來混雜物的岩(礦)心、標本等，用清洗或其他方法加以清除；對潮濕的岩屑，採用晾曬或低溫烘乾方法進行乾燥處理；對破損的古生物化石進行拼接修復；對實物及相關資料進行編號、排序；將不同類型實物資料按次序裝入箱、盒、袋、瓶、櫃等裝具中；對於具有特殊性狀或對人身健康與環境可能產生危害的實物資料，在放入裝具前，加以密封或採取其他防護措施；填寫岩(礦)心牌、標簽等標識。
實物資料整理的基本要求：實物資料的位置、順序准確，實物的原始信息真實，實物性狀不受歪曲，實物資料裝具牢固，標識完整、清晰。
5.實物圖像採集與管理
實物圖像採集與管理的工作內容是：應用數字化圖像採集技術，對實物進行立體掃描或攝像，並對採集的圖像進行處理分析和存儲管理，形成以實物立體圖像為核心的數字信息，並通過網路系統實現圖像信息共享。
實物圖像採集與管理的目的：實現實物可視化，為用戶提供實物圖像及反映實物信息的統計分析數據，減少實物取存搬移，充分保護館藏實物資料，並為實物資料信息共享提供基礎。
實物圖像採集的工作程序和基本要求：在圖像採集工作前，將岩心等實物擺放整齊，次序、方向准確；檢測圖像採集設備，選擇合適的掃描方式和適當的掃描參數，保證掃描圖像質量。
圖像採集精度：特別重要層段的岩心，選用600dpi～1200dpi的高解析度採集岩心圖像；重點層段的岩心，選用200dpi～600dpi的較高解析度採集岩心圖像；非重點層段的岩心選用100dpi～200dpi的解析度採集岩心圖像。
每份實物所形成的掃描圖像應齊全，不能漏掃，也不能重掃或多掃。掃描形成的圖像應最大限度地接近實物外表面特徵，並使外表面的各種變化在掃描圖像中清晰可見。掃描圖像畫面應端正、清晰，並盡量使圖像文件具有最小處理工作量和內存量。
實物圖像處理工作主要包括：圖像的拼接、旋轉、反轉、去污、糾斜、修補、清晰化和光滑處理等。圖像處理不能改動或歪曲實物固有信息。實物圖像應清晰美觀，最大限度與實物原貌一致。
實物圖像分析主要針對實物的物理性質。一般包括：結構構造分析、粒度分析、裂隙分析等。
實物圖像存儲內容必須完整、准確。圖像數據管理應便於利用，保證能夠在相應圖像數據系統中進行瀏覽和檢查；存儲圖像數據的載體應作詳細說明，其保管條件應簡便，且數據不易丟失和改動，利於長期保存。應建立圖像數據存儲載體的檔案。
6.實物相關資料數字化
實物相關資料數字化是對實物相關的文字、圖件、表格等文件的數字化以及電子文件的製作。目的是配合實物數字化，形成完整的實物資料圖文圖像系統，進而建立數字化實物資料閱覽室，提高實物資料利用率，並有效保護館藏圖文資料，為實物資料信息共享提供基礎。
實物資料數字化格式應符合《成果地質資料電子文件匯交格式要求》的有關規定。利用掃描手段進行數字化時，應遵守《圖文地質資料掃描數字化規范》(sZ1999001-2000)。
7.實物資料建檔
實物資料建檔是按照檔案管理要求，對實物資料進行分類、立卷、編號、編目的工作。
首先確定建檔單元。建檔單元是檔案管理的基本單位，一個單元就是一檔。實物資料建檔單元的確定，應遵循實物資料產出條件和實物資料屬性特徵，既要考慮系統性、完整性，又要考慮獨立性、特殊性。一個建檔單元可包含相互聯系的岩(礦)心、岩屑、標本、樣品、副樣、光片、薄片等實物以及與實物相關的文字、圖表和電子文件等。
實物資料編號由三級號碼組成：第一級為檔號，第二級為實物資料種類號，第三級為件(箱、盒)號。
實物資料立卷工作主要包括：組合案卷、擬寫案卷標題、卷內文件排列和編號、填寫案卷目錄、編寫案卷封面和案卷裝封。根據一套實物資料形式多樣的特點，按不同形式分別組卷：紙質文件卷，岩(礦)心、標本卷，岩屑、樣品、副樣卷，光片、薄片卷，電子文件卷。
實物資料應建立案卷總目錄和明細目錄：總目錄反映案卷的名稱、檔號、工作單位、工作地區、工作時間、建檔時間、資料構成及數量；明細目錄包括資料種類、數量、存放位置等內容。
8.實物資料庫藏保管
實物資料保管的基本任務是：採取科學方法和專門措施保護管理實物資料，保證館藏實物資料安全，防止丟失、損壞，並盡可能保持實物性狀，為實物資料利用服務提供保障。
實物資料保管的基本要求：根據實物資料的類型、級別、性狀，分庫、分區保管存放；特別珍貴以及特別松軟或易風化、易潮解、易揮發和具有放射性、易污染等特殊性狀的實物資料應採取特殊措施或專門庫房進行保管，最大限度保持實物資料性狀，並且防止實物資料對人身健康和環境產生危害。對實物資料保管情況應進行定期檢查。對於失去保管價值的實物資料，可按規定程序和方法予以清除或更替。建立館藏實物資料總賬和分類賬，記錄匯總各類館藏實物資料類型、數量、保管利用情況。
9.實物資料利用服務
實物資料的服務對象包括：政府管理決策、地質調查、科學研究、資源開發以及專業教學、科學普及。
實物資料利用服務途徑主要包括檢索、查詢、參觀、觀察、取樣、測試等。
實物資料館藏機構應積極主動開展實物資料利用服務工作，不斷拓展利用途徑和服務領域，研究利用服務技術方法，提高利用服務水平，充分發揮實物資料作用。
在實物資料利用服務中，應按有關規定，保護實物資料秘密，維護實物資料匯交人合法權益，保證館藏實物資料安全，實現實物資料的可持續利用。
實物資料館藏機構應按有關標准編制實物資料館服務指南，及時公布館藏實物資料目錄。進行館藏實物資料著錄，並提供便捷的方法手段，便於用戶檢索、查詢。
實物資料館服務指南應全面介紹實物資料館的類型、隸屬關系、機構設置、工作概況等基本情況，及時反映館藏實物資料類型、數量、來源、保管、利用情況等。
實物資料著錄應由熟悉實物資料管理工作的專業技術人員完成。著錄應符合《地質資料檔案著錄細則》(DA/T23—2000)的有關規定。著錄的主要依據是原始編錄、樣品登記表、岩礦鑒定報告等。
對實物資料檔案應進行主題分析和類別判定，然後進行主題標引和分類標引，為實物資料檢索提供方便。
實物資料館藏機構應建立完善的檢索工具，向客戶提供檢索服務。檢索途徑包括資料卡片、微機檢索、網路目錄檢索、光碟目錄檢索等。
實物資料館藏機構應設置專門的實物資料閱覽室和觀察廳，配備必要的閱覽和觀察設施和設備；有條件的，應建立數字化閱覽室。
實物資料館藏機構應配備實物取樣、切片、磨片等設備，向用戶提供實物資料取樣服務。
實物資料館藏機構應提供必要的實物資料鑒定和測試設備，為用戶服務。實物資料利用者對館藏實物檢測試驗後，應將鑒定結果和測試數據提供給實物資料館藏機構留存，以不斷豐富實物資料信息。
實物資料館藏機構應建立實物資料目錄資料庫，藉此向社會提供方便快捷的實物資料信息服務，方便客戶查詢利用實物資料，實現信息共享。
Contents and Basic Requirements of Geologicalsample Library Collection
Ruiyang Yu，Yecheng Zhang and others
(National Geologicalsample Center，ministry of Land and Resources，Beijing 101149)
Abstract This papersummarizes the contents of geologicalsample collection and puts forward respectively the basic requirements of geologicalsample collection on basis of characteristics of the working programs ranging fromselecting，assembling(accepting)，sorting，to image processing，frommaterial digitizing，information archiving，collections preservation，development and utilization，comprehensivestudy，to exchange and cooperation，and publicservices.
Key words geologicalsamples；library collection work；contents；requirement
3. 實物地質資料保存情況檢查
庫管人員要定期檢查實物及相關資料的保存情況，防止因漏雨、設施與設備損壞等導致的實物及相關資料混亂或損毀。發現問題應及時採取措施處理並上報主管部門。
每年應進行一次盤庫清點工作，清查實物及相關資料有無丟失、損壞、嚴重變質以及排放錯位等情況，對發現的問題要及時處理，並記錄備案。
定期檢查磁介質資料的保管情況。對長期保存的錄音帶、錄像帶，應每兩年重新纏繞一次。發現變形、斷裂、磁粉脫落等現象要及時進行技術處理。
定期對實物的風化情況進行檢測，採取必要的措施和手段，保障實物地質資料完整、可靠。
為了保持實物的原始性狀，應對易風化或易潮解的實物進行處理或特殊保護。這方面的技術，對於實物的防護是至關重要的。實物地質資料館應加強這方面的研究，以便採取有效措施，防止實物的損毀。
4. 什麼是實物檔案
「實物檔案」是90年代初檔案界一些同志提出的一個新的概念。顧名思義，實物檔案即具有檔案屬性的實物通過收集整理而轉化成的檔案。
實物之所以不能成為檔案，關鍵在於這些實物不具有檔案的本質屬性—原始記錄性。我們知道，檔案是人們在社會活動中直接形成的原始記錄，是人們辦理完畢保存備查的一種文件，它是融原始性與記錄性於一體的特殊事物。所謂原始性，就是說它是人們在社會實踐活動的當時自然形成的，而不是事後編纂和加工的。所謂記錄性，自檔案學誕生以來，檔案界研究的「記錄」無一例外的是指狹義的記錄，即用文字、符號和圖像等記錄工具直接將人類社會活動信息記錄在特定載體(如紙張、膠片、磁碟、光碟等)上，而人們只要掌握了識別這些文字、符號和圖像的工具就能獲取其中的信息。而實物檔案具不具備這些特徵呢?不可否認，檔案館、室所收藏的實物，(包括古代用來調動軍隊的虎符，封建帝王賜予的尚方寶劍)也許具有原始性，並能傳遞給人們人類既往活動的信息，但它並不能成為檔案，理由是它不具有狹義的「記錄」性質，不是通過文字、符號和圖像等記錄手段直接將信息記錄於特定載體，反映某一行為的全過程，而是通過某事物的形態與結構反映某種行為的結果，人們只能通過對實物的觀察、分析和推測去獲得某種深層次的信息。
5. 檔案館的日常管理包括哪些工作內容
首先檔案館日常管理的主要內容有以下十幾項：檔案保管、檔案復制、檔案查借閱、檔案庫房管理 、檔案立卷歸檔、檔案史料編研、文書材料歸檔、聲像檔案管理、實物檔案管理 、檔案保密 、檔案鑒定銷毀、檔案利用、檔案統計等。
而具體的要求和職責可參照以下條例：
1、努力學習政治理論和專業知識，不斷提高業務技能和管理水平。忠於職守，遵守紀
律，積極參加各級各類檔案業務培訓，並經考核取得崗位資格證書。
2、認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》和《湖北省檔案工作條
例》，貫徹執行黨和國家及本系統（行業）有關檔案工作的法規和規章，認真履行本
單位各項檔案管理規章制度。對造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復制等瀆職行為的，
要及時向領導報告，並根據《檔案法》及有關規定，追究當事人和直接領導人的行政責
任或刑事責任。
3、熟悉本單位和本系統業務工作，了解本單位各類文件材料的形成過程，掌握分類方
法、歸檔范圍和保管期限。
4、切實做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質
量，力爭達到標准化、規范化的要求，逐步實現檔案管理的現代化。
5、同鑒定小組其他人員一同定期對室藏檔案進行鑒定，對已到保管期限的檔案資料認真
鑒定分析，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，造具銷毀清冊，寫出鑒定分析報
告，經領導批准後，和有關人員一起進行認真負責地銷毀。
6、保持庫房的整潔衛生，檔案案卷排列有序。認真做好檔案「八防」工作，堅持做好溫
濕度記錄及濕度調控工作。定期檢查檔案保管情況，經常核對檔案資料，做好記錄，
及時處理檔案保管、保護方面的事故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案
壽命。
7、編制科學的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動地提供檔案資料，做好咨詢服務
工作和檔案利用工作，嚴格執行保密制度，堅持做好查借閱登記和利用效果登記，注
意搜集利用效果和信息反饋，編制利用效果實例和檔案信息。
8、積極開發檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些有價值的檔案資料，以滿足各項業務
工作的需要。
9、積極參加本單位組織的科研課題鑒定會、單位工程驗收會、初步竣工驗收會、竣工驗
收會等活動，認真接收上述活動形成的應該歸檔的文件材料，並整理歸檔。
10、做好檔案的統計工作，建立統計台帳，及時、准確地向檔案管理部門填報機關檔案
工作統計年報及其他調查統計表。
11、在做好單位內部檔案管理的同時，還要對單位內部各科室和所屬單位的檔案工作進行
監督、檢查和指導。
這樣檔案館的日常管理工作就能順利開展，並清晰執行了。
6. 檔案庫房檢查包括哪些方面
根據《機關檔案工作業務建設規范》第五章第一節規定，檔案庫房的「八防」要求是：防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等。根據這些要求，檔案庫房保管應具有如下的控制措施：
1、檔案庫房應有防盜措施，一般庫房要加設防盜門窗。
2、檔案庫房窗子要配掛窗簾，防止陽光直射庫內；同時庫房照明裝置應以使用白熾燈為宜，避免日光燈中紫外線對檔案知張的破壞。
3、濕度較大的庫房應配備去濕機及放置吸潮劑。
4、檔案庫房周圍要滅絕火源跡象，庫內嚴禁吸煙，要建立嚴密的防火制度並配備消防滅火器材。
(6)實物檔案的檢查內容擴展閱讀：
主要內容：
①檔案排架。可視不同情況分別採取分類排架和流水排架，或分類、流水綜合排架。分類排架即按照檔案形成的不同時期、檔案的不同類型和立檔單位的不同組織系統等，將館藏檔案劃分為若干類別進行排架；流水排架即按照檔案全宗最初進館的時間順序排架。
分類、流水綜合排架即先將館藏檔案分為若干類別，在每一類別內再按全宗進館時間順序排架。無論採用何種方法，屬於一個全宗的檔案均應集中排放，不應分散和混雜。
②檔案庫房管理。要建立完善的檔案庫房管理制度，配備必要的防護設備，合理調節和控制溫度、濕度，做好防火、防盜、防塵、防霉等項工作，保持整潔、有序，保證檔案安全無損。
③檔案調出和歸還。調出和歸還檔案都應逐卷點交清楚，辦理手續。用完的檔案要歸還原位。
④檔案檢查。對於館藏檔案的狀況應定期進行全面檢查，必要時可臨時進行部分檢查。著重檢查檔案是否短少以及每件檔案的完好狀況，檢查時要逐卷進行，要作出詳細記錄並寫出正式報告。
7. 實物檔案的什麼是實物檔案
近二十復年來，圍繞「實物檔案」這制一概念的爭論一直存在。贊同與反對兩方經過這些年的唇槍舌戰，雖仍未得出最終的結論，但是隨著時間的推移，大多數單位對實物檔案的認識感知逐步地由淺漸深，對實物檔案的重視程度也逐步地由輕漸重。
8. 如何規范檔案日常管理
檔案管理制度
一、檔案人員崗位責任制
1、努力學習政治理論和專業知識，不斷提高業務技能和管理水平。忠於職守，遵守紀律，積極參加各級各類檔案業務培訓，並經考核取得崗位資格證書。
2、認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》和《湖北省檔案工作條例》，貫徹執行黨和國家及本系統（行業）有關檔案工作的法規和規章，認真履行本單位各項檔案管理規章制度。對造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復制等瀆職行為的，要及時向領導報告，並根據《檔案法》及有關規定，追究當事人和直接領導人的行政責任或刑事責任。
3、熟悉本單位和本系統業務工作，了解本單位各類文件材料的形成過程，掌握分類方法、歸檔范圍和保管期限。
4、切實做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質量，力爭達到標准化、規范化的要求，逐步實現檔案管理的現代化。
5、同鑒定小組其他人員一同定期對室藏檔案進行鑒定，對已到保管期限的檔案資料認真鑒定分析，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，造具銷毀清冊，寫出鑒定分析報告，經領導批准後，和有關人員一起進行認真負責地銷毀。
6、保持庫房的整潔衛生，檔案案卷排列有序。認真做好檔案「八防」工作，堅持做好溫濕度記錄及濕度調控工作。定期檢查檔案保管情況，經常核對檔案資料，做好記錄，及時處理檔案保管、保護方面的事故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命。
7、編制科學的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動地提供檔案資料，做好咨詢服務工作和檔案利用工作，嚴格執行保密制度，堅持做好查借閱登記和利用效果登記，注意搜集利用效果和信息反饋，編制利用效果實例和檔案信息。
8、積極開發檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些有價值的檔案資料，以滿足各項業務工作的需要。
9、積極參加本單位組織的科研課題鑒定會、單位工程驗收會、初步竣工驗收會、竣工驗收會等活動，認真接收上述活動形成的應該歸檔的文件材料，並整理歸檔。
10、做好檔案的統計工作，建立統計台帳，及時、准確地向檔案管理部門填報機關檔案工作統計年報及其他調查統計表。
11、在做好單位內部檔案管理的同時，還要對單位內部各科室和所屬單位的檔案工作進行監督、檢查和指導。
二、檔案保管制度
1、收進、移出檔案和資料，必須認真清點，嚴格履行交接手續。
2、保管檔案和資料，必須使用符合國家標准和規范的卷皮和卷盒，並排列有序，便於查找。
3、檔案資料庫房必須堅固，必須裝備鐵門、鐵窗和其他防盜、防水、防潮、防霉、防蟲、防塵、防鼠、防太陽光直射、防有害氣體等「十防」設施。
4、隨著氣候變化，做好庫房密閉、通風、溫濕度調節，並適時進行除濕或除塵工作，以防檔案霉變。
5、檔案資料庫房必須與檔案工作人員的辦公室、閱覽室分開，但要相對集中，便於管理。
6、庫房專管人員進出庫房，應隨手關門上鎖，非專管人員，不得隨意進入庫房。
7、必須定期檢查、清點庫藏檔案和資料。發現檔案霉爛、褪變、破損或帳物不符時，必須及時追查、處理和修復。因失職而損毀、丟失檔案資料者，按檔案法規嚴肅處理。
8、檔案管理人員工作變動時，必須將所保管的檔案和資料清點移交，否則不予辦理調離手續。
三、檔案復制制度
1、要遵循保密原則，凡涉及保密的檔案不得復制。
2、復制檔案中的內容，須經處領導同意，由檔案管理人員進行復制。
3、破損的檔案，檔案員要及時修改和復制。
4、對利用較多的檔案，可復制數份，以利用使用，並保護原檔案，減少檔案的磨損。
四、檔案查借閱制度
1、本著方便工作、滿足利用的原則，檔案資料一般不予借出，須在檔案室、閱文室內查閱。
2、本處有關科室因工作需要須借閱檔案，原則上只能在閱文室內查閱,確實要借出的檔案,必須經分管處長簽批，方可辦理借閱手續,借閱時間一般不超過一周。
3、外單位來查找利用檔案者，一律憑單位介紹信，經本處領導簽字同意，有關部門派人陪同，方可查閱。
4、借閱者不準在檔案材料上劃杠、打圈、勾畫，不準塗改撕毀，不準將檔案材料帶回家或放在不安全的地方，更不準將檔案保密內容外泄。
5、查閱檔案時，禁止吸煙、喝水、防止燒毀、水漬檔案。
6、借閱者歸還檔案時，應填寫利用效果信息反饋，認真履行交接簽字手續，如發現有撕毀、塗改和損壞現象，按照檔案法規有關條款及追究責任。
五、檔案庫房管理制度
為了加強檔案庫房管理，做好檔案的保管和保護工作，確保檔案的完整與安全，特製定本制度。
1、保持庫房內清潔衛生，整齊美觀，堅持不定期查庫，並認真做好記載。
2、注意庫房安全。庫內嚴禁存放易燃、易爆物品及雜物。進出庫房隨時關門上鎖，不允許非庫房管理人員進入庫內。
3、定時測量記錄庫內溫度。要求庫內溫度控制在14-24℃，相對濕度控制在45-60%范圍內，並注意做好空調機和去濕機的定時開關工作。
4、搞好庫內防盜、防火、防塵、防潮、防磁、防高溫、防蟲、防鼠、防有害氣體等「十防」工作。
5、遇有特殊情況，及時向分管領導和職能部門報告，保護現場不受破壞。
六、檔案立卷歸檔制度
1、歸檔范圍
凡是本單位在各項活動中直接形成的具有查考利用價值的各種門類、各種載體的文件材料、圖表、帳薄、聲像、照片、實物以及上級印發需要本單位長期執行和落實的各項規定、制度等均屬歸檔范圍。
2、歸檔時間
（1）各項管理工作形成的文件材料，各科室應在工作完成後及時向綜合檔案室移交。
（2）堤防建設工程在立項之初及竣工完成之間所形成的資料在第一時間移交給綜合檔案室。
（3）財務會計檔案，由財務科按照歸檔要求整理裝訂成冊，保管一年後移交給綜合檔案室。
3、歸檔要求
（1）歸檔的文件材料一般一式一份，本單位發文、基建項目檔案一式貳份，堤防建設項目檔案按上級要求制定份數。
（2）自己撰寫的歸檔文字材料，必須用碳素墨水和黑墨水書寫，禁止圓珠筆、復寫紙書寫，粘貼裝訂要符合檔案技術保護要求。
（3）歸檔的文件材料必須整齊、清潔、字跡清楚，便於利用。
（4）歸檔的文件材料必須層次分明，符合形成規律。
（5）歸檔的文件材料必須完整、系統、准確的反映各職能部門在各項活動中真實內容的歷史過程。
4、歸檔手續
移交檔案時要認真履行交接手續，填寫檔案移交登記表，一式兩份，經清點無誤，雙方簽字後，各自保管一份，以備查找、負責。
七、「三納入」、「四參加」制度
1、將檔案工作納入到堤防處工作計劃，領導工作議事日程、崗位責任制中。
2、堤防處有關會議要有檔案部門或專（兼）職檔案人員參加。
3、工程項目建設、科研、設備安裝、調試等業務活動要有專（兼）職檔案人員參加。
4、科技項目的鑒定，有檔案專職人員參加。
5、基建、設備、科研成果驗收活動有檔案專職人員參加。
檔案人員參加以上活動中帶回的圖片資料，必須及時登記和整理，分類立卷歸檔，不得作為私有，一經發現，從嚴處罰。
八、檔案史料編研製度
1、綜合檔案室是堤防處檔案史料的收集、管理、開發、利用的職能部門，編研工作是檔案室的一項重要工作職責。檔案人員應根據堤防處歲修、防汛、堤防管理過程中形成的檔案史料，堅持做到經常不斷的搞好編研和開發，以滿足各方面利用檔案史料的需要。
2、根據堤防處各項業務工作需要，檔案室按規定搞好檔案全宗介紹、組織機構沿革、基礎數據統計、專題文件匯編等必須編寫的檔案史料。
3、深層次的編研工作，可根據堤防處的特點，由檔案部門或組織專門寫作班子集中進行編寫。
4、編研的檔案史料，只限堤防處內部使用，不得對外借閱和向社會公布。如確因工作需要，外借或向社會公布檔案資料時，必須經處分管檔案工作的領導批准後，方可辦理手續。
九、文書材料歸檔制度
1、本單位形成的各種專業內容、各種載體（紙張、膠卷、磁帶）、各種形式（如文件、文字材料、圖紙、圖表、聲像——即照片、錄像、錄音等）各類檔案均須及時送本機關綜合檔案室歸檔。
（1）文書檔案，應於檔案形成年度的次年第一季度末前歸檔完畢。
（2）會計檔案，應於形成年度為單位，於決算批准後，繼續在財會部門保存一年期滿時，向綜合檔案室移交。
（3）科技檔案，應分別在一個科研課題、一個試制產品、一項工程或其他技術項目完成或告一段落後及時歸檔。
（4）其他各種專業檔案，均必須按其形成規律，遵守上級檔案部門或專業部門的規定及時歸檔。
2、凡屬本處職能工作所應當負責貫徹執行及憑借指導本機關職能工作的，凡記述本處實際工作或生產技術活動歷史面貌的文件（包括正式文件和一般文件材料）電報、圖紙（含底圖）圖表、報表簿冊（即各種登記簿、帳簿、名冊）和錄音、錄像、照片等均須向綜合檔案室歸檔。
3、歸檔工作，務須保證歸檔文件材料的種類、稿本、份數以及每件文件的頁數均須齊全完整。
4、凡歸檔的文件材料，須在「保持文件之間的歷史聯」的同時按文件的保存價值（即永久、長期、短期）組成保管單位（案卷）編目歸檔。
5、歸檔文件材料中的文件與電報應逐一分類立卷。正件與附件、印件與定稿、請示與批示、轉發文件的批文與原文、多種文字形成的同一文件不得分開立卷。
6、按年度歸檔的檔案（如文書、會議……檔案等），跨年度的請示與批復一並歸入復文件，沒有復文的請示歸入請示年；跨年度的規劃歸入針對的第一年；跨年度的會議文件歸入會議開幕年；非訴訟案材料，歸入結案年。
7、卷內文件必須排列有序。一般按責任者——問題——時間排列，使同一文件的正件在前附件在後，印件在前定稿在後，重要文件的歷次稿件依次排在定稿之後；非訴論案件卷，結論、決定、判決性的文件材料在前依據材料在後。
8、卷內文件，應安排列順序逐件逐頁編所在頁號或件號。即：
裝訂的卷，在有文字的每頁文件的下面右上角，背面左上角編全卷文件統一的順序頁號；
不裝訂的卷，應在每份文件首頁右上角加蓋檔號章，在章內填上順序件號；
圖表和聲像材料，應在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號。
9、凡歸檔案卷,不論永久、長期和短期保存價值，均須按規定格式逐卷填寫內文件目錄和備考表。
（1）填寫目錄時，不得隨便改變和簡化文件題名（即標題）；
（2）對沒有題名或題名（如通知）不能反映文件實質內容的文件，應根據文件內容予以擬制；
（3）對沒有責任者（即作者），年、月、日的文件，要考證清楚，補齊後填入有關項內；
（4）會議記錄、應填寫每次會議的時間和主要內容；
（5）填寫卷內文件目錄的字跡要工整；
（6）填寫卷內文件的情況說明，應逐項填寫在備考表內。無需說明的卷，亦應將立卷人、檢查人的姓名和立卷的時間填上；
（7）卷內文件目錄置於卷首，備考表置於卷尾。
10、聲像材料應用文字標出所攝聲像的人、物名稱、身份（或職務）及其活動時間、地點、中心內容和攝錄者。
11、凡歸檔的文件材料，均須去掉訂書針、別針、大頭針……等金屬物；如有破損者，應按裱糊技術要求托裱；如有字跡擴散褪變者，應復制，復製件與原件一並歸檔。
12、凡歸檔的文件、材料，均須裝訂。凡裝訂的案卷，須按卷內文件目錄在其首、備考表在其尾，卷內文件依預先後排列的順序理齊，做到右、下側齊整；采直徑1-1.5毫米粗細的紗繩和用「三孔一線」裝訂法裝訂；凡不裝訂的案卷，應用細線和縫紉機裝卷內文件逐件裝訂。
13、歸檔文件材料的卷皮、卷盒和卷內文件目錄、備考表、案卷目錄……等，必須符合檔案部門規定的標准和規范，並按規定格式和要求填寫清楚。
14、歸檔案卷的標題要簡明、確切地反映卷內文件內容，一般應由卷內文件的負責者（即作者）、內容和名稱等部門組成，對責任者簡稱的使用，要通俗易懂，保持一致。
十、檔案移交制度
1、國家規定應向當地檔案館移交的永久和長期保管檔案，本處必須按規定時間辦理移交手續，並妥善保管交接憑證，還應在檢索工具上註明。
2、檔案工作人員調離工作後，必須辦完移交手續後，方可離崗辦理調離手續。
3、對檔案收進、移出、利用銷毀的情況要認真登記，為統計和移交工作作好准備。
4、移交登記要本著實事求是的原則，既要有綜合性的報表，又要有詳細的明細表，要做到帳物相符、賬表相符。
十一、會計檔案管理制度
為加強會計檔案的管理與利用，根據財政部、國家檔案局頒布的《會計檔案管理辦法》，結合本單位實際，制定本制度。
1、每年形成的會計檔案，包括會計憑證、會計帳薄、會計報表等會計核算專業材料，均應由財務科按歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊。在會計年度終了後，暫由財務科保管一年，期滿後，編造清冊全部移交到綜合檔案室保管。
2、檔案室接收保管的會計檔案，原則上應保持原卷、冊的封裝，個別需要拆裝、整理的，應會同財務科經辦人共同拆封整理，以分清職責。
3、嚴格執行安全保管制度，謹防損毀，不得失密和泄密。
4、調閱會計檔案，須由財務科長陪同借閱。
5、對保管期已滿的會計檔案，由綜合檔案室提出銷毀意見，經處檔案鑒定銷毀小組鑒定，編造會計檔案銷毀清冊後，方可銷毀，監銷人員在銷毀清冊上簽字蓋章。
十二、聲像檔案管理制度
為了加強聲像（照片、錄相帶）檔案管理，更好地開發和利用聲像檔案信息資料，特製定本制度。
1、對聲像檔案實行集中統一管理，確保其完整、系統、安全，以備管理使用。
2、聲像檔案的收集工作、整理程序和保管條件必須嚴格按照國家標准規范管理。
3、聲像檔案管理員應隨時收集、徵集零散的具有保存價值的照片、錄相帶。
4、借閱聲像檔案，必須按有關規定辦理借閱審批手續，歸還時按規定進行質量檢查、驗收。
5、對收藏的聲像檔案要根據具體情況定期檢查。
6、嚴格做好聲像檔案的保密工作。
十三、實物檔案管理制度
為了加強對實物檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用實物檔案，按照《中華人民共和國檔案法》，特製定本制度。
1、對實物檔案實行集中統一管理，確保其完整、准確、系統、安全，以備開發和利用。
2、實物檔案范圍包括：錦旗、匾牌、字畫、印章、榮譽證書、獎杯。
3、實物檔案的歸檔，要求保證實物的完整、整潔、干凈，注意防火、防潮、防塵。
4、實物檔案的歸檔時間要求處屬各科室應及時將實物檔案移交檔案室歸檔。
5、實物檔案的借出，必須經處領導批准，按規定辦理借出手續，如果展出，要對展出實物檔案定期進行檢查。
6、實物檔案如有破損，必須進行認真修復和技術加工，以延長實物檔案壽命。
7、建立實物檔案登記和統計制度，每年檢查一次，發現問題，及時解決。
十四、檔案保密制度
1、檔案工作人員應嚴格貫徹執行國家保密法規，遵守保密紀律，明確保密職責，維護檔案的安全的完整。
2、保密文件材料、檔案的密級劃分、變更和解密，必須按照國家有關制度和規定辦理。保密檔案及文件材料，要妥善保管，絕密檔案要單獨保管。
3、檔案庫房設施應符合「八防」的要求，要安裝鐵門（防盜門）鐵窗，凡遇重大節日應提前對庫房的安全保密設施進行檢查，發現問題及時處理。
4、不該說的國家秘密不說，不該知道的國家秘密不問，不該看的國家秘密不看，不該記錄的國家秘密不記錄。
5、不準私自或在無保密保障的情況下復制、使用、存放、銷毀於國家秘密的文件、檔案、資料和物品。不準將屬於國家秘密的文件、檔案、資料和物品作為廢品出售。
6、不準借閱秘密檔案資料。查閱秘密檔案或文件，應履行審批手續，並限於保密室或檔案室內閱覽，不得抄錄和帶出，不得向別人透露秘密文件的內容。
7、不準攜帶屬於國家秘密的文件、檔案、資料的物品外出開會、參觀、學習、游覽、探親、訪友和辦私事，如確因工作需要，須經保密部門審查批准，同時指定專人保管。
8、不準向家屬、子女、親友及其他不應知悉者談論國家秘密。
9、定期進行保密文件、檔案、資料和物品的清查工作，發現問題，及時報告。
10、不準隱瞞泄密事件，對於造成失密、泄密的人員或事件要及時報告，並視其情節依法追究責任。
十五、檔案鑒定銷毀制度
1、成立檔案鑒定小組，鑒定小組由分管領導任組長，成員由檔案人員及有關部門的人員組成。
2、鑒定小組以專業主管部門確定的檔案價值鑒定原則和標准為准繩，以檔案的保管期限為依據，及時組織對到期檔案進行鑒定。
3、鑒定工作結束後，要寫出鑒定報告，在保管單位備考表中註明鑒定意見，由鑒定小組負責人簽名並註明日期，對無保存價值需要銷毀的檔案及文件材料，要造出清冊，提出銷毀報告，經分管領導批准，並報送有關檔案部門備案，然後方可銷毀。
4、對已超過保管期限的檔案或文件材料，重新鑒定後，確有保管利用價值需要延長保管期限的，應重新規定保管期限，其保管期限從第一次鑒定的年限算起。
5、經過鑒定，對延長保管期限的檔案或文件材料要重新組卷，要達到劃定保管期限准確，保管單位質量達到標准規定，鑒定中發現檔案不準確、不完整，檔案部門要及時向領導匯報，責成有關科室或責任人負責修改、補充。
6、銷毀檔案時，監銷人員不得少於2人，應由檔案室和有關業務部門派員在指定地點共同監銷，監銷人員在銷毀以前，應認真進行清點核實，銷毀後要在銷毀清冊上簽名蓋章，並將銷毀情況報告領導。
7、銷毀檔案時，必須注意保密，監銷人員在檔案尚未安全毀掉時不得離開現場。
8、情況特殊的專門檔案另有銷毀規定的按有關規定執行。
十六、檔案利用制度
1、本單位檔案僅限於本單位及本系統工作人員利用。凡查借閱檔案，必須履行登記手續，填寫查借閱登記表和利用效果登記表，並將利用結果及時向檔案室反饋，任何人不得例外。
2、外單位來查閱檔案資料的人員，必須持有單位介紹信，檢驗查閱人員的身份和問清查閱的目的、范圍，經分管領導批准後方可查閱。
3、查閱檔案人員應在閱文室、保密室內查詢，並保持安靜、衛生，不得在室內吸煙、喝水，以防損壞檔案。
4、查閱秘密文件必須履行審批手續，嚴格遵守保密規定。
5、借閱檔案時間一般不超過3天，延長時間需辦理續藉手續，最多不得超過7天，借用份數每人每次不得超過3份。
6、借閱者應維護檔案的完整與安全，不得在檔案上亂寫亂畫，不得轉借和影印、復制、拆換、塗改及污損，違者必究。
7、借閱檔案歸還時，檔案管理人員要認真清點，仔細檢查，並做好歸還記錄。借閱檔案未還人員若要長期離崗必須在離崗前，將所借檔案全部歸還，以利保管和利用。
8、凡遇節假日特殊情況，檔案室有權隨時收回借出的檔案、材料，以利安全保密等工作。
9、凡在借閱檔案過程中，造成案卷散失，污損或不歸還者，應按《檔案法》及有關規定嚴肅處理。
10、復制、抄錄檔案資料，要經領導批准，抄錄復制的檔案由檔案員核對無誤，加蓋公章，方可有效。
11、檔案人員應根據本單位工作的特點按照室藏檔案的內容、種類和結構，編制科學的檢索工具和有參考價值的檔案資料，以提高檔案的查全率。
十七、檔案統計制度
1、檔案統計要符合《中華人民共和國統計法》及其他有關法規、規章要求。
2、檔案統計包括登記和統計兩個部分。檔案室要建立檔案工作統計台帳，檔案人吶喊要認真細致地做好檔案收進、移出、整理、鑒定、銷毀、搶救、清理、保管的數量、狀況及結構的登記和統計，還要做好檔案檢索、編研和利用情況的登記和統計。
3、檔案統計內容與指標要保持一致性、穩定性和連續性,不得隨意更改。
4、統計數字要准確無誤，情況要真實，結論要正確，各項數字一律用阿拉伯數字書寫，字跡工整、清楚、不得潦草和模糊。
5、及時、准確向檔案行政管理部門填寫單位檔案工作統計年報及其他檔案調查統計表，統計表要由領導簽字蓋章後方能上報或歸檔。
6、堅持做好溫濕度記錄、掌握庫房溫度變化情況，定期分析研究，採取科學的降溫去濕措施，使庫內溫濕度控制達到國家和本省規定的標准。
7、檔案室要定期對檔案統計資料進行歸納整理，定期對統計數據進行必要的綜合、分析和研究，從而及時發現問題，糾正錯誤，更好地認識和了解機關檔案管理的現狀，掌握發展規律，分析發展趨勢，提高管理水平。
9. 淺談如何做好實物檔案管理工作
陡河發電廠檔案室曾多次獲得中國大唐集團公司、大唐國際和地方政府的許多榮譽,在2008年又版獲得中國大唐集團公權司檔案工作目標管理標桿示範單位及一級企業稱號。但實物檔案管理工作卻一直遠遠落後於其他檔案門類的管理,而且較文書、科技、會計檔案的收集數量、整理等存在差距。實物檔案是指記錄和反映本企業有關生產、基建、科研技術、經營管理及其它各項工作中形成的獎杯、獎狀、獎牌、證書等獎勵材料,贈送給企業的具有保存價值的錦旗、重要紀念品等材料。實物檔案以物質實體為載體,具有形體直觀、形狀多樣特點,它直接反映了本企業的發展和各方面工作取得的業績,不但具有較高的查考利用價值,而且具有良好的宣傳教育功能,是文書檔案的重要補充。一、實物檔案管理工作狀況1.收集工作相對規范,但不能保證檔案收集過程中的齊全與完整。實物檔案作為特殊載體的一種檔案門類,其獨特的形成規律成為保障檔案齊全、完整的一個瓶頸。眾所周知,實物檔案(特別是榮譽類實物檔案)的形成具有明顯的偶然性,這是它在形成過程中不同於其他門類檔案的突出特性之一。